Associations : comment organiser et assurer la réussite de votre soirée à thème ou de votre événement ?

Vous souhaitez organiser une soirée à thème pour votre association et souhaitez assurer sa réussite? La soirée à thème se prépare à l’avance et doit répondre à quelques impératifs. Plusieurs paramètres sont à régler et notamment le thème de la soirée, le lieu, la date et le nombre potentiel de personnes (capacité maximale de la salle). De plus, il faut beaucoup communiquer autour de l’événement pour rassembler le plus grand nombre. Car après tout, la soirée à thème comme tous les autres événements de l’association a pour but de faire connaître la structure, d’améliorer l’image de celle-ci et surtout de récolter des fonds. Alors, comment ne pas faire un flop et organiser une soirée réussie ?

Organiser une soirée à thème : les points à ne pas manquer pour l’association

Choisir le lieu de votre soirée a thème

Le lieu est le premier paramètre à déterminer pour l’association qui organise, car il déterminera la capacité d’accueil, le budget et les autorisations à demander pour l’organiser. Par exemple, une soirée en plein air nécessitera différentes autorisations ainsi que la mise en place d’un système de sécurité beaucoup plus strict. Qui plus est si la soirée ou l’événement se déroule sur un espace public.

Ainsi, une soirée à thème peut être organisée dans la salle des fêtes ou la salle de spectacle de la mairie prévue pour les événements. D’ailleurs c’est la solution que nous conseillons car il s’agit de la solution la plus simple et la moins coûteuse pour une association. Mais avant toute chose, il faudra s’assurer de la disponibilité des lieux pour obtenir une autorisation d’organiser une soirée à thème.

Normalement, les associations d’une commune peuvent bénéficier des lieux à titre gracieux. D’autant plus que ces salles ont été conçues pour accueillir du public et sont aux normes de sécurité. Les salles polyvalentes et les cantines scolaires peuvent également être une solution de secours pour votre soirée à thème. L’avantage est que le prix de location est également abordable voire nul. D’autres alternatives existent également : dans un lieu public, tel qu’un parc ou tout autre espace vert.

La date, un élément à considérer bien en amont

Plus tôt vous définirez la date de votre soirée à thème, plus tôt vous pourrez commencer à l’organiser. Effectivement, c’est en vous y prenant suffisamment tôt que vous garantissez la réussite de votre soirée à thème. Ainsi, vous serez à temps pour les demandes d’autorisations, la souscription à une assurance, organiser la location de matériels et les différentes commandes à passer. Une soirée à thème prévue plusieurs mois à l’avance permet aussi de créer une forte attente des potentiels participants et laisse plus de temps pour vendre plus de billets.

Par ailleurs, le choix de la date vous permettra d’optimiser vos recettes. Pendant les weekends prolongés par exemple, et si aucun autre événement n’est programmé, vous serez sur de rassembler du monde et de récolter plus de fonds. En général, une soirée à thème répondant à un moment de l’année bien précis suscite plus d’intérêt. Il peut également être un moyen simple de définir le thème de la soirée. Ex : Halloween party, Nuit de la Saint-Valentin.

Bien entendu, il faudra également penser à proposer des créneaux horaires adaptés. Généralement, l’heure de fermeture est imposée par la commune pour éviter les nuisances.

Choisir le thème de la soirée

Le thème joue un rôle fédérateur et influence la réussite de la soirée. En effet, un thème accrocheur et dans l’ère du temps incitera plus de monde à venir et restera dans la mémoire de tous les participants et adhérents de l’association.

Parmi les soirées à thème que vous pourrez choisir, certaines peuvent être liés à la date de la soirée comme expliqué précédemment ou s’apparenter à un style musical. Exemple : House Saturday Night ou 80’s Party. Le thème peut également être choisi en fonction du lieu de l’événement. Exemple : soirée chapiteau. Quel que soit le thème choisi, l’important est de faire plaisir à vos invités et à vos membres/bénévoles de l’association en choisissant un thème adapté.

Rassemblez vos bénévoles et envoyez des invitations

Les bénévoles sont les poumons de votre association et de votre soirée à thème. Sans eux, rien n’est envisageable. Il est donc primordial d’organiser vos troupes et de construire une véritable équipe de choc. L’envoi des invitations doit se faire au minimum 1 mois avant le jour de l’événement, et non la veille au soir. En effet, certaines personnes peuvent avoir des emplois du temps surchargés, et les prévenir suffisamment tôt vous évitera de nombreux retours négatifs. Les mails sont les moyens les plus efficaces pour prévenir vos adhérents de l’association et invités de la tenue de la soirée.

Bien évidemment, vous pouvez faire un rappel par téléphone avant la date prévue. À noter que pour les personnes particulières que vous souhaiteriez voir présentes à votre soirée (bénévoles, partenaires, sponsors, membres bienfaiteurs ou membres d’honneur, etc.), il est conseillé de leur envoyer une invitation personnalisée.

Pour les inscriptions à la soirée à thème, la mise en place d’un lien d’inscription vous permettra d’optimiser leur suivi et de connaître exactement le nombre de participants.

Budgétisez votre soirée à thème

Lorsque vous savez exactement ce que vous voulez pour votre soirée à thème, pensez à décliner chaque aspect de celle-ci sur un document excel. Qu’avez vous besoin pour organiser votre soirée ? Organiser vos envies, cela vous permettra de réduire les risques d‘oubli.

Un danseur déguisé, de la peinture fluo, des effets UV, des planches apéro, de la musique électro… essayez tant bien que mal de faire une liste exhaustive de ce qui est indispensable à la soirée à thème que vous souhaitez organiser.

Ensuite, faites une colonne dans laquelle vous allez attribuer pour chaque élément la dépense correspondante. C’est l’étape de la budgétisation. N’oubliez pas d’indiquer les quantités et de prévoir un budget pour les imprévus. Ces deux derniers points sont très souvent sous-estimés par les organisateurs d’un événement.

Si vous souhaitez être accompagné dans la réalisation de votre budgétisation, notre équipe de professionnels de l’événementiel d’A2M EVENTS est à votre disposition pour réaliser cette étape cruciale.

Assurez la sonorisation

Prenez le temps de choisir un prestataire sérieux. Vous devez savoir que la sonorisation est l’un des aspects les plus importants d’une soirée réussie. Pensez donc à confier la réussite de votre soirée à une société événementielle sérieuse et professionnelle. Avec la montée du numérique, beaucoup d’amateurs se disent “DJ” et discréditent la profession. Vous pouvez vérifier vous-même les performances et avis de votre DJ sur le web et réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Google, Youtube) ou en vous rendant directement à l’une de ses soirées.

Des recommandations d’amis ou de collègues peuvent aussi vous orienter dans votre choix pour votre événement. Quant au choix de la musique, vous pouvez montrer vos playlists musicales au DJ. Il tiendra peut-être à sélectionner lui-même les morceaux joués, mais vos playlists lui donneront un aperçu des styles musicaux appréciés par vos invités.

organiser soirée dj association — Associations : comment organiser et assurer la réussite de votre soirée à thème ou de votre événement ? 3

Adaptez la carte aux participants de la soirée à thème

Les consommations proposées lors de la soirée à thème doivent être au gout des participants. Pensez à étudier les goûts de groupes de clients afin d’être sur de viser dans le mile et augmenter les recettes de votre soirée à thème. Il faut donc assurer vos arrières et prévoir en quantités et variétés suffisantes. Pensez à organiser les livraisons.

Les personnes qui viennent à votre soirée veulent s’amuser, danser et faire des rencontres. Si votre soirée semble ne pas décoller au début, il est probable que vous sentiez l’ambiance se détendre après quelques verres. Voilà d’ailleurs pourquoi certains organisateurs prévoient un verre dès l’entrée. Il vous faut donc préparer un stock de boissons alcoolisées et non alcoolisées suffisant, pour étancher la soif des invités qui se seront dépensés sur la piste de danse. Idem pour la restauration qui viendra combler les petits creux qui arrivent pendant la nuit.

Vendez vos billets d’entrée à l’avance et optez pour la billetterie en ligne

La billetterie est obligatoire dès lors que la soirée à thème est à but lucratif. Sur ce point, nous avons deux choix : une billetterie manuelle ou une billetterie en ligne. Dans tous les cas, il est préférable d’utiliser les deux. En ce qui concerne la méthode traditionnelle, nous conseillons d’organiser des points de vente chez les commerçants du coin pour susciter l’intérêt des locaux. Vendre les billets à l’avance permet de connaître l’affluence à l’avance et ainsi, de maîtriser les budgets et d’optimiser le contrôle de la recette.

Les billets doivent mentionner les informations suivantes :

Le nom de l’association, la nature de l’événement, la date et l’heure, le lieu. Nous pouvons également y mentionner les partenaires et sponsors, etc.

A2M EVENTS dispose d’une solution de billetterie personnalisable pour y insérer des informations utiles, de personnalisation pour les mettre à nos couleurs, avec votre logo et d’un QR code qui le rend unique et infalsifiable pour être scanné à l’entrée de la soirée. Bon à savoir : les souches et les coupons doivent être conservés pendant 1 an et le relevé de billets vendus pendant 6 ans.

Notre solution de billetterie permet de paramétrer le nombre de places, les tarifs spécifiques (étudiants, early birds, tarif normal, dernière minute…), éditer des billets avec votre logo et les informations pour venir le jour J ainsi que des éléments mettant en avant vos partenaires ou certaines informations. Vous pourrez aussi profiter d’une application mobile pour scanner les billets à l’entrée de votre soirée, diminuer la file d’attente et éviter les intrusions.

Stimulez la vente de tickets

Les participants aux soirées à thème sont nombreux à préférer l’achat de billet au dernier moment avec le risque de se trouver face à l’épuisement des billets. Ce comportement d’achat se justifie avant tout par la liberté qu’il procure au participant. Celui-ci ne se sent pas contraint, et sait qu’il peut changer d’avis au dernier moment. De plus, beaucoup de participants attendent que leurs accompagnants achètent leur billet avant d’acheter eux-mêmes.

C’est d’ailleurs ce comportement qui favorise les achats groupés de billets. C’est pourquoi nous conseillons de proposer des offres groupées. Mobilisez les membres de l’association pour vendre des billets d’entrées pour votre soirée à thème à leurs connaissances.

Pour que ce soit pratique, l’idéal serait de s’assurer en amont du remplissage de la salle. Pour répondre à ce problème, il existe différentes techniques qui permettent de stimuler les ventes à l’avance :

La tarification des billets

La tarification est une étape importante qui nous permet de fixer le prix d’entrée de l’évènement en fonction du public ciblé par l’association. Afin d’élargir la cible, il est préférable de proposer plusieurs tarifs permettant de s’adapter à différents budgets (étudiants, jeunes actifs). Pour cela, on peut paramétrer les billets, leur prix, leur nom et la quantité disponible par prix.

Les billets aux prix les plus avantageux seront mis en vente en premier. Ils correspondent aux offres de lancement qui ont pour objectif d’inciter à l’achat dès l’ouverture de la billetterie : les early birds. Leur tarif est avantageux mais leur quantité est limitée pour pousser le public à l’acheter le plus tôt possible.

La mise en vente de billets progressive

Afin d’augmenter la période de vente, et donc le nombre de billets vendus, nous proposons de planifier la vente en plusieurs phases. Pour cela, elle doit être paramétrée en fonction de la capacité d’accueil disponible. Cette mise en vente progressive des billets est couplée avec des tarifs dont le prix augmente d’une phase à l’autre. L’augmentation des prix vise ici à encourager l’achat rapide.

Par exemple : « Early bird » à 7,99€, puis « Tarif normal » à 9,99€ et « Dernière chance » pour les retardataires à 11,99€.

Ces techniques peuvent être efficaces pour booster les ventes mais l’essentiel reste la communication autour des offres. C’est pourquoi, il est préférable d’utiliser une billetterie en ligne. A2M EVENTS propose aux associations de créer des onglets dédiés sur son site internet, ainsi que sur les réseaux sociaux. Le public est informé lorsque les offres sont terminées, ou qu’il reste au contraire des billets en vente. Le fait de savoir qu’il ne reste que peu de billets disponibles a pour effet d’éveiller chez certains la crainte de rater l’événement de l’association. Et donc de déclencher l’achat de billet.

Le plan de communication : un élément-clé pour organiser la réussite de votre soirée d’association

Impossible de réussir une soirée à thème sans organiser une bonne communication. Et sur ce point, les réseaux sociaux sont infaillibles. Si votre soirée à thème est grand public, Facebook est votre meilleur allié. Pour autant, ce n’est pas une raison de négliger les autres médias : presse écrite, publicité audiovisuelle, flyers, affiches, banderoles… En un mot, soyez et restez visible.

Toutefois, la communication autour de votre soirée ne doit pas être uniquement externe. Autrement dit, pensez aussi à organiser votre communication auprès de vos adhérents et partenaires locaux lesquels ne manqueront pas de partager l’information à leurs proches. Le bouche à oreille est une publicité gratuite, mais extrêmement efficace !

Les demandes d’autorisations obligatoires pour organiser une soirée à thème

Organiser une soirée pour faire connaître son association ou récolter des fonds demande en effet de se conformer à des obligations légales. Notamment si l’événement se déroule sur la voie publique. Autrement, une déclaration auprès de la mairie suffit amplement.

Demande d’autorisation auprès de la mairie

Selon le Code général des Collectivités territoriales (articles L2211, L2212 et suivants) ainsi que le décret n° 97 646 du 31 mai 1997, une autorisation du maire est obligatoire pour organiser d’un tel événement.

La demande d’autorisation est à adresser au maire de la commune où la soirée a lieu au plus tard 1 mois avant la date prévue. Ce sera ensuite à ce dernier de prévenir le Préfet. La demande doit comporter les éléments suivants :

Le descriptif et la nature de la soirée ; La date de l’événement ; L’heure prévue ; Le lieu où la soirée va se tenir.

Outre cette demande, vous devez également remplir une fiche de déclaration de manifestation auprès de la mairie laquelle mentionne :

Le nom de l’association ; Les noms et les coordonnées des personnes responsables de l’organisation de la soirée ; L’occupation du domaine public : Les structures prévues : chapiteau, estrade, etc ; Les matériels.

Une attestation d’assurance devra également être jointe à la déclaration.

Déclaration de la manifestation à la gendarmerie ou au commissariat de police

Pour des raisons évidentes de sécurité et d’ordre, vous devez déclarer votre soirée auprès de la gendarmerie. Celle-ci avec la mairie peut interdire la manifestation si elle juge que cela peut nuire à l’ordre public. Dans une moindre mesure, elle peut imposer un service d’ordre et de sécurité.

En fonction de la taille de la soirée et du nombre d’invités, un dispositif de sécurité de différents niveaux peut être mis en place pour assurer la sécurité des personnes présentes.

Généralement, il s’agit de sociétés privées.

Demande d’autorisation auprès de la SACEM

La diffusion de musique, même sur support enregistré (fichiers numériques), requiert l’autorisation de la SACEM dans le respect du droit d’auteur. Cette demande doit être envoyée 10 jours avant la date de la soirée et donne lieu au paiement des droits d’auteur et de droits complémentaires (si la soirée a lieu dans un lieu public) dont les montants dépendent du prix d’entrée et du nombre de participants. L’autorisation est délivrée après paiement des droits.

Demande d’ouverture de buvette temporaire

Sur ce point, la loi est stricte. Une association doit faire parvenir à la mairie,au moins 15 jours avant la date de la soirée, une demande d’autorisation pour ouvrir temporairement une buvette. Les boissons ne doivent pas contenir d’alcool ou alors très peu (de catégories 1 et 3 : max 13°).

Bons à savoir : Les autorisations sont délivrées par le maire dans la limite de 5 demandes par an.

En cas de calendrier annuel de manifestations festives, l’association peut faire une demande groupée pour toutes ses soirées. La demande doit alors être présentée au maire 3 mois avant la première manifestation.